النشرة البريدة تست1

يُعد1 كل مشروع تجربة تعليمية: تجعلنا الإخفاقات متيقّظين فلا نرتكب نفس الأخطاء ثانية، وترشدنا النجاحات في المشروعات الحالية والمستقبلية. 

سنكتشف في هذه المقالة كيفية تفادي فشل المشروعات بفاعلية بتطبيق أسلوب الدروس المستفادة. 

ما الدروس المستفادة؟
هي التجارب الأساسية -إيجابية أو سلبية- المجمعة على مدار دورة حياة المشروع. 

جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع:
يساعد توثيق الدروس المستفادة ومشاركتها عبر المنظمة في تجنب الفشل، ويقلّل من فرص وقوعه. كما يساعد في تأسيس أفضل الممارسات التي يمكن دمجها في المساعي المستقبلية.

كذلك تعمل جلسات الدروس المستفادة على بناء الثقة بين أعضاء الفريق، حيث تتيح لهم مشاركة آرائهم بشأن ما سار على ما يُرام، والأخطاء التي حدثت في أثناء المشروع؛ مما يُشعرهم بأهمية مشاركتهم، ويشجعهم على زيادة دعمهم لعملية إدارة المشروع.

العمليات:
تنطوي عملية الدروس المستفادة على خمس خطوات؛ تهدف إلى استخلاص أهم الدروس المستفادة أثناء المشروع، وتحديد كيفية تطبيق هذه المعرفة لتحقيق نتائج أفضل في المشروعات المستقبلية. 

1- التحديد:
ابدأ بمراجعة ما سار على ما يرام، وما لم ينجح، وما بحاجة إلى التحسين في المشروع المكتمل. يتم هذا في جلسة الدروس المستفادة التي يحضرها أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع.  

• لا بد أن يرسل الميسّر استبيانًا للمشاركين، في أثناء التحضير للجلسة، فيه أسئلة محددة متعلقة بالجوانب المختلفة للمشروع (مثل إدارة المشروع، الموارد، التواصل، المتطلبات، وما إلى ذلك). 

• لخّص نتائج الاستبيان وحلّلها وكذلك أهم التقارير الأخرى أثناء الجلسة، لتحديد إخفاقات المشروع ونجاحاته. يجب أن تقدَّم التوصيات لتحسين المشروعات المستقبلية بنهاية الجلسة.

2- التوثيق:
توثيق النتائج بإعداد تقرير مفصّل، يشمل تعليقات المشاركين عن مواطن قوة المشروع ومواطن ضعفه، ويقدم توصيات للتحسين.
شارك التقرير، بمجرد اكتماله، مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المساهمين في المشروع. 

3- التحليل:
حلّل الدروس المستفادة ونظّمها في هذه المرحلة من العملية لمعرفة كيفية تطبيقها. ثم تُحدَّد بعد ذلك تدريبات الموظفين والتحسينات اللازمة لعمليات إدارة المشروع.

يمكنك إجراء خطوة إضافية بوضع خطة عمل تحدد الخطوات اللازمة، والأطراف/ الإدارات المسئولة، والموارد، والجدول الزمني.

4- الأرشفة:
احفظ كل مستندات الدروس المستفادة في موقع يسهل الوصول إليه (مثل جوجل درايف)، لإتاحتها لفريق المشروع، وكذلك للفرق الأخرى في المنظمة وأصحاب المصلحة.

5- الاسترجاع:
ارجع إلى مستندات الدروس المستفادة لتحسين عمليات المشروع الحالي. سهّل قابلية استرجاع هذه المستندات بإنشاء ملفات لكل نوع من المشروعات، ونظّمها حسب التاريخ أو اسم المشروع. إن كانت الأداة المستخدَمة لتخزين التقارير بها إمكانية البحث عن الكلمات المفتاحية، فسيزيد ذلك سهولة استرجاعها للجميع.

كيف تتفادى الإخفاقات؟
1- عقد جلسات منتظمة:
يمكن أن تسوء أمور كثيرة أو تسير على ما يرام في المشروع، لا سيما إن كان مبادرة كبيرة ومعقدة. لذا سيفيد كثيرًا تسجيل المعلومات الأساسية مبكرًا بدلًا من الانتظار لحين الانتهاء من المشروع.

2- الإفادة أثناء التخطيط لإدارة المخاطر:
ارجع أثناء تقييم مخاطر مشروع جديد إلى تقارير الدروس المستفادة في الماضي من المشروعات ذات الصلة، لمعرفة المخاطر المحتملة بسهولة. بعد ذلك، يمكنك الانتقال إلى وضع استراتيجيات التخفيف.

3- تشكيل فريق الدروس المستفادة:
من أفضل الممارسات أن تضم للفريق أعضاء من ميادين مختلفة من المشروع، للحصول على وجهات نظر متنوعة. يستحسن أن يكون عدد أعضاء الفريق من 3 إلى 10. 
 ستساعد مواصلة هذا السجل للمشروع في زيادة فاعلية جلسات الدروس المستفادة.